1. Wie is verantwoordelijk?
De verwerkingsverantwoordelijke voor deze website en de gegevens die via het aanvraagformulier worden ontvangen is:
[Volledige juridische naam / onderneming]
handelend onder de naam Nulla Ecotherm Solutions
[Straat en huisnummer]
[Postcode en vestigingsplaats]
E-mail: hello@your-domain.nl
2. Bezoek aan de website
De website en e-mail worden gehost door STRATO. Bij het opvragen van een pagina kan STRATO technische gegevens verwerken, zoals het IP-adres, de opgevraagde pagina, datum en tijd, browserinformatie en de verwijzende pagina. Dit is nodig om de website te leveren, storingen te onderzoeken en misbruik te voorkomen. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare website (artikel 6 lid 1 onder f AVG).
[Controleer in het STRATO-klantenpaneel welke loggegevens werkelijk worden vastgelegd, hoe lang STRATO deze bewaart en of aanvullende instellingen of verwerkers gelden.]
Functionele sessiecookie
Voor de beveiliging van het formulier gebruikt de website een strikt noodzakelijke sessiecookie met een willekeurige sessiecode. Deze helpt vervalste en dubbele inzendingen te voorkomen, wordt niet gebruikt om bezoekers te volgen en vervalt aan het einde van de browsersessie. De bijbehorende formuliertokens zijn serverzijdig maximaal twee uur geldig.
De website gebruikt geen advertentietrackers, analysetools, socialmediapixels of externe embeds. De lettertypen en overige websitebestanden worden lokaal aangeboden. Zolang dit zo blijft, is geen toestemming voor trackingcookies nodig.
3. Gegevens bij een aanvraag
Als u het formulier gebruikt, verwerken wij de gegevens die passen bij de door u gekozen route.
Energielabel voor een woning
- uw naam en e-mailadres;
- optioneel uw telefoonnummer;
- postcode, huisnummer en eventuele toevoeging;
- het type woning;
- optioneel een geschat woonoppervlak en een voorkeursdatum;
- optionele opmerkingen die u zelf invult.
Zakelijke aanvraag
- uw naam, e-mailadres en de naam van uw organisatie;
- optioneel uw telefoonnummer;
- een bandbreedte voor het aantal woningen;
- het type woningportefeuille, plaats of regio en het type aanvraag;
- optionele opmerkingen die u zelf invult.
Andere vraag
- uw naam en e-mailadres;
- optioneel uw telefoonnummer;
- de vraag of toelichting die u zelf invult.
De verplichte velden zijn nodig om de aanvraag te kunnen beoordelen en beantwoorden. Zonder deze gegevens kunnen wij de aanvraag niet via het formulier behandelen. Een telefoonnummer, woonoppervlakte en voorkeursdatum zijn niet verplicht. De vrije toelichting is alleen verplicht bij de route ‘Andere vraag’.
Wij gebruiken deze gegevens om uw vraag te beoordelen, contact met u op te nemen, een prijs of aanpak te bespreken en — als dat aan de orde is — een afspraak voor te bereiden. Voor aanvragen van particulieren is de grondslag doorgaans het nemen van maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Voor algemene en zakelijke contactverzoeken kan de grondslag ons gerechtvaardigd belang zijn om aanvragen te beantwoorden en zakelijke relaties te onderhouden (artikel 6 lid 1 onder f AVG).
Wij gebruiken de formuliergegevens niet voor een nieuwsbrief, advertentieprofiel of ongevraagde marketing. Deel in het opmerkingenveld geen bijzondere persoonsgegevens of informatie die niet nodig is voor de aanvraag. Documenten en bewijsstukken kunnen, als ze noodzakelijk zijn, later gericht worden opgevraagd.
4. Ontvangers en opslag
Het formulier verstuurt de aanvraag via een beveiligde, geauthenticeerde STRATO-mailbox naar Nulla Ecotherm Solutions. De inhoud wordt niet in een websitedatabase opgeslagen. STRATO verwerkt technische, website- en e-mailgegevens als hosting- en e-mailprovider. Binnen Nulla krijgen alleen personen toegang die de aanvraag moeten behandelen.
[Controleer de actuele overeenkomst met STRATO, de locaties van verwerking en eventuele andere ontvangers of dienstverleners. Beschrijf ook passende waarborgen als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.]
5. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Aanvraagmails worden verwijderd wanneer de aanvraag volledig is afgehandeld, tenzij de gegevens onderdeel worden van een overeenkomst of een wettelijke bewaarplicht geldt. [Vul de daadwerkelijk toegepaste bewaartermijn of concrete verwijdercriteria voor aanvragen en klantdossiers in.]
Om automatisch misbruik te beperken, bewaart de website tijdelijk tijdstippen en een met een geheime sleutel gepseudonimiseerde waarde die van het netwerkadres is afgeleid. Het ruwe netwerkadres, het e-mailadres en de inhoud van de aanvraag worden niet in dit beveiligingsbestand opgenomen. Verlopen vermeldingen worden bij later gebruik van het formulier opgeschoond. Als er geen nieuwe aanvraag volgt, blijven verlopen vermeldingen technisch in het bestand staan totdat periodiek onderhoud plaatsvindt. [Leg een maximale periodieke opschoontermijn vast en vul deze hier in.]
[Vul ook de gecontroleerde bewaartermijn van STRATO-serverlogs en eventuele back-ups in.]
6. Uw privacyrechten
Afhankelijk van de situatie heeft u recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking die op een gerechtvaardigd belang is gebaseerd. Stuur uw verzoek naar hello@your-domain.nl. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen als dat nodig is om uw identiteit op een passende manier vast te stellen.
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Beveiliging en geautomatiseerde besluiten
De website gebruikt onder meer HTTPS, beveiligingsheaders, eenmalige formuliertokens, controle op de herkomst van inzendingen, een verborgen antispamveld en snelheidsbeperking. E-mail wordt via geauthenticeerde en versleutelde SMTP naar een vast ingesteld adres verstuurd. Deze maatregelen beperken risico's, maar geen enkel digitaal kanaal kan absolute veiligheid garanderen.
Wij nemen op basis van de formuliergegevens geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen.
Laatst bijgewerkt: [datum]